Ochrona danych osobowych

Polityka prywatności RODO

Zarząd Transportu Miejskiego w Poznaniu w pełni respektuje i szanuje prawo do ochrony danych osobowych klientów publicznego transportu zbiorowego, pracowników, kontrahentów i partnerów. W związku z tym przedstawiamy Państwu najważniejsze zasady ochrony danych osobowych funkcjonujące w ZTM.

Administrator danych osobowych

Zgodnie z art. 13 i art. 14 ogólnego Rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016r. (RODO) informujemy, iż Administratorem Państwa danych osobowych jest Zarząd Transportu Miejskiego w Poznaniu (ZTM) z siedzibą przy ulicy Matejki 59, 60-770 Poznań.

Zawsze przed rozpoczęciem czynności przetwarzania danych osobowych, ZTM identyfikuje cel i podstawę prawną przetwarzania oraz określa okres przechowywania danych.

Przetwarzanie danych osobowych w ZTM

Państwa dane osobowe mogą być przetwarzane:

• ze względu na realizację umowy, która wiąże Państwa z Administratorem lub działania niezbędne do jej zawarcia (Art. 6 ust. 1 lit. b),
• ze względu na wymagania prawne, do których przestrzegania zobligowany jest Administrator (Art. 6 ust. 1 lit. c),
• gdy przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym (Art. 6 ust. 1 lit. e),
• na podstawie uzyskanej od Państwa zgody (Art. 6 ust. 1 lit. a).

Jeżeli jesteś naszym klientem

1. Państwa dane osobowe są nam potrzebne, by zrealizować umowę jaką Państwo zawierają z ZTM korzystając z publicznego transportu zbiorowego organizowanego przez ZTM (podstawa prawna przetwarzania : art. 6 ust 1 lit.b RODO), Wykorzystujemy je do:

• obsługi procesu zakładania oraz użytkowania konta PEKA, do wydania imiennej karty PEKA, w tym jej duplikatu, obsługi procesu korzystania przez użytkowników z karty PEKA oraz z Aplikacji PEKA, adaptacji ELS (Elektronicznej Legitymacji Studenckiej) i ELD (Elektronicznej Legitymacji Doktoranta), a także obsługi procesu sprzedaży i obsługi elektronicznych biletów (dane będą przetwarzane do momentu zamknięcia konta PEKA, a następnie w ograniczonym zakresie przez okres, po którym przedawniają się roszczenia wynikające z umowy i ze względu na prawo podatkowe (6 lat),
• weryfikacji i zapisania uprawnienia do przyznania ulgi – do momentu wygaśnięcia ulgi,
• weryfikacji dokumentu przewozu (bilety i uprawnienia do ulg/zwolnień) – przez okres, po którym przedawniają się roszczenia wynikające z umowy ( 6 lat),
• wystawienia wezwania do zapłaty opłaty dodatkowej (brak ważnego biletu) – do momentu wygaśnięcia zobowiązania a następnie przez 6 lat ze względu na prawo podatkowe i z uwagi na okres, po którym przedawniają się roszczenia wynikające z przepisów prawa (6 lat),
• obsługi reklamacji od opłat dodatkowych – do momentu zakończenia obsługi reklamacji a następnie przez okres, po którym przedawniają się roszczenia wynikające z przepisów prawa (6 lat).

2. Państwa dane osobowe mogą być przetwarzane również ze względu na wymagania prawne ciążące na ZTM (art. 6 ust 1 lit. c RODO), w celu:

• obsługi reklamacji, a także skarg, wniosków i petycji; będą one przetwarzane do momentu zakończenia postępowania, a następnie przez okres, po którym przedawniają się roszczenia wynikające z przepisów prawa (6 lat),
• windykacji należności z tytułu opłat dodatkowych (brak ważnego biletu) do momentu wygaśnięcia zobowiązania, a następnie przez 6 lat ze względu na prawo podatkowe i z uwagi na okres, po którym przedawniają się roszczenia wynikające z przepisów prawa (6 lat),
• na tej samej podstawie prawnej mogą być przetwarzane Państwa dane osobowe obejmujące wizerunek w systemie monitoringu, w zależności od wielkości zapisanych danych – do nadpisania danych, przez okres maksymalnie 3 miesięcy od daty nagrania. W przypadku, w którym nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub administrator powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu, termin ten ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

Dane, po zrealizowaniu celu dla którego zostały zebrane, będą przetwarzane do celów archiwalnych i przechowywane przez okres niezbędny do zrealizowania przepisów dotyczących archiwizowania danych obowiązujących u Administratora.

Z uwagi na konieczność zapewnienia prawidłowego funkcjonowania oraz zapewnienia zgodności z prawem, Państwa dane osobowe w związku z prowadzonymi sprawami mogą zostać przekazane takim podmiotom jak: Urząd Miasta Poznania i jego jednostki organizacyjne, Rada Miasta Poznania, dostawcy systemów IT, firmy obsługujące płatności internetowe, operatorzy realizujący sprzedaż biletów ZTM, spółki miejskie, firmy doradcze i konsultingowe, kancelarie prawne i windykacyjne, operatorzy (przewoźnicy realizujący przewozy na rzecz ZTM), firmy realizujące usługę niszczenia dokumentów, rejestry dłużników. Państwa dane osobowe mogą zostać udostępnione uprawnionym podmiotom, takim jak organy kontrolne oraz Sąd, Prokuratura, Policja itd., na ich uzasadniony wniosek.

Podanie danych osobowych nie zawsze jest konieczne. ZTM daje możliwość korzystania z publicznego transportu zbiorowego bez zbierania Państwa danych osobowych (np. poprzez zakup papierowych biletów jednorazowych lub karty PEKA na okaziciela). Podanie danych osobowych jest jednak warunkiem niezbędnym do skorzystania z wybranych usług ZTM (np. systemu PEKA czy skorzystania z ulgi na przejazd), a konsekwencją ich niepodania będzie brak możliwości skorzystania z tych usług. Podanie danych jest konieczne w przypadku nakładania opłaty dodatkowej za przejazd bez ważnego dokumentu przewozu, a w przypadku ich niepodania mogą zostać wezwane właściwe służby. Podanie danych osobowych jest również niezbędne w przypadku składania reklamacji, skarg i wniosków.

Jeżeli jesteś naszym kontrahentem

Państwa dane osobowe są nam potrzebne:

• w celu wypełnienia obowiązku prawnego dotyczącego przeprowadzenia wyboru Wykonawcy w ramach postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (art. 6 ust 1 lit. c RODO) i będą przechowywane przez okres 5 lat od zakończenia postępowania,
• w celu realizacji zamówienia / wykonania zawartej umowy (art. 6 ust 1 lit. b RODO) i będą przechowywane przez okres minimum 6 lat od daty zakończenia umowy ze względu na wymagania przepisów prawa podatkowego, a jeśli umowa zostaje zawarta z finansowaniem z funduszy EU bądź okres gwarancji jest dłuższy, okres ten może ulec wydłużeniu.

Dane, po zrealizowaniu celu dla którego zostały zebrane, będą przetwarzane do celów archiwalnych i przechowywane przez okres niezbędny do zrealizowania przepisów dotyczących archiwizowania danych obowiązujących u Administratora.

Odbiorcami danych osobowych będzie Urząd Miasta Poznania, miejskie jednostki organizacyjne i spółki, Rada Miasta Poznania, Krajowa Izba Odwoławcza, Urząd Zamówień Publicznych, dostawcy systemów IT, firmy doradcze i konsultingowe, kancelarie prawne i windykacyjne, firmy realizujące usługę niszczenia dokumentów. Odbiorcami Państwa danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 PZP oraz art. 74 PZP (dla postępowań w trybie Ustawy Prawo Zamówień Publicznych z dnia 11 września 2019 r. lub dla postępowań nie prowadzonych w trybie Ustawy PZP na podstawie Ustawy o Dostępie Do Informacji Publicznej z dnia 6 września 2001 r.

Państwa dane osobowe mogą zostać udostępnione uprawnionym podmiotom, takim jak Sąd, Prokuratura, Policja itd., na ich uzasadniony wniosek. Podanie danych osobowych jest warunkiem niezbędnym do udziału w postępowaniu o udzielenia zamówienia publicznego, a konsekwencją ich niepodania będzie brak możliwości udziału w postępowaniu.

Prawa osób, których dane dotyczą

Możecie Państwo adresować do nas wnioski zawierające żądania o realizację przysługujących Państwu praw. Prawa te dotyczą w szczególności:

1. dostępu do danych osobowych,
2. sprostowania ich,
3. usunięcia danych osobowych („prawo do bycia zapomnianym”),
4. ograniczenia przetwarzania,
5. przenoszenia danych osobowych,
6. sprzeciwu wobec dalszego przetwarzania,
7.  wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Wniosek może być przesłany pocztą, mailowo, lub złożony za pośrednictwem Biura Obsługi Klienta ZTM. Jeżeli realizacja wniosku będzie trwała dłużej niż miesiąc – o przedłużeniu terminu udzielenia odpowiedzi zostaną Państwo poinformowani odrębnym pismem/wiadomością (ewentualne przedłużenie jest możliwe z uwagi na złożoność żądania lub liczbę złożonych wniosków). Jeżeli wniosek nie pozwala na Państwa jednoznaczną identyfikację lub jest niejasny – w terminie jednego miesiąca od wpływu wniosku, skierujemy do Państwa prośbę o jego uzupełnienie.

Jeżeli wniosek zostanie złożony w formie elektronicznej, dalsza korespondencja będzie w miarę możliwości prowadzona również w tej formie. W innych przypadkach o sposobie rozpoznania wniosku zostaną Państwo poinformowani w formie pisemnej, listem poleconym za potwierdzeniem odbioru.

Rozpatrzenie wniosku jest wolne od opłat. Jeżeli jednak żądanie jest nieuzasadnione lub często powtarzane, Administrator może nałożyć uzasadnioną opłatę, uwzględniającą rozsądne koszty administracyjne związane z rozpoznaniem wniosku, komunikacją lub przeprowadzeniem wnioskowanych operacji albo odmówić rozpoznania wniosku. Dodatkowo, w przypadku wystąpienia naruszenia ochrony danych osobowych, których skutki mogą Państwa dotyczyć, zostaną Państwo o tym poinformowani.

Inspektor Ochrony Danych

W ZTM powołano Inspektora Ochrony Danych (Hanna Lewandowska) oraz Zastępcę Inspektora Ochrony Danych (Roman Przybylski).

Inspektor Ochrony Danych weryfikuje prawidłowość przetwarzania danych osobowych oraz dba o ochronę praw i wolności osób, których dane osobowe są przetwarzane przez ZTM.  Z Inspektorem Ochrony Danych można skontaktować się we wszelkich sprawach związanych z ochroną Państwa danych osobowych (w zakresie, w jakim dane te są przetwarzane przez Administratora):

• elektronicznie na adres e-mail: iod(at)ztm.poznan.pl,
• pisemnie na adres: Zarząd Transportu Miejskiego w Poznaniu, ul. Matejki 59, 60-770 Poznań.

Jeżeli mają Państwo pytania lub wątpliwości w zakresie ochrony Państwa danych osobowych, również prosimy o kontakt poprzez wskazany adres. Z przyjemnością udzielimy szczegółowych informacji.